要点把握力を付けるコツその2 「常に相手の前提を疑う」
こんにちは、せいきんぐです。
このブログでは、新卒で知識も経験もゼロだった私が、「わずか半年で社内の信頼を勝ち取り、部の中核を担うポジションに抜擢された経験」をもとに、知識と経験が無くても活躍出来る方法を発信しています。
今回の記事では、要点把握力を付けるコツ その2 「常に相手の前提を疑う」について発信していきます。
１ 人は無意識に指示を省略する
２ 新卒は5歳児と同じ
３ 要点把握力を付けるコツその2 「相手の前提を疑う」
４ まとめ
要点把握力を身に付けるためのノウハウの配信2回目です。今回は知っているか知らないかだけで勘違いを無くせる内容ですので、ぜひ最後まで読んでお試しください。
※要点把握力って何？という方はこちらの記事をお読みください。
要点把握力とは何か
要点把握力を身に付けるメリット
【本文】
１ 人は無意識に指示を省略する
人は指示を出すとき、指示の内容全てを説明してくれるとは限りません。
例えば
「もうすぐ帰るから洗濯機のスイッチだけ押しといて！」
と、母親から家にいるあなたにLINEが来たとします。
母親は「スイッチだけ」と言っていますが、正確にはこの指示は
・洗濯機に洗濯物を入れる
・洗剤と柔軟剤を入れる
・コースを選んでスタートボタンを押す
という流れで洗濯をスタートするよう依頼しているのです。
もちろん、このくらいの省略でしたら誰もが分かります。
しかし、この指示を受けたのが「洗濯」の手順を知らない5歳児だったらどうでしょう。
本当にスイッチだけを押し、洗濯物も洗剤も入っていない状態で洗濯機がむなしく回り続けることがたやすく想像できますね・・・
このように、人は自分にとって当たり前の手順は省略して指示を出すため、相手によっては認識の相違が起こってしまうことがあるのです。
２ 新卒は5歳児と同じ
さて、これと同じことがビジネスの場でも起こります。
新人時代の私の失敗例を使って見てみましょう。
【私の失敗例】
自分の会社の技術部の方に、「来週の客先訪問までに見積だけ用意しといて」と言われたので、
Excelで見積（金額表）を作成して訪問準備を完了しました。
私がいる営業部にとって見積とは、全員の共通認識で「金額表」のことなので、
これで支持を完遂したと思っていました。
しかし、技術部の方いう見積とは、
①提案可能なサービス全種類の紹介資料
②その中で今回提案するサービスとその詳細の資料
③今回提案する条件
④③の条件での金額の見積もり（金額表）
⑤そのサービスを使う際の注意事項
上記5点を盛り込んだPowerPoint資料のことでした。
あの指示で分かるわけないですよね笑
私は見積もりと言われたので④だけしか準備していませんでした。これが提案前日に判明し、技術部の方に「全然出来てないじゃないか！」と大激怒されました。
先輩と上司にフォローしてもらいながら深夜残業し、ギリッギリで①〜⑤を完成させました・・・
このように、ビジネスの場でも人は「自分にとっての常識を無意識に省略して」指示を出してきます。
私の例で出した技術部の方ですが、実は非常に優秀な方です。私に要点把握力が付いた今ではこの方に付いていけるようになり、非常に頼りになるビジネスパートナーとして複数のプロジェクトを協力しながら回しています。
しかし優秀であるにもかかわらず、例で出した「来週の客先訪問までに見積だけ用意しといて」という指示は正直かなりの説明不足ですよね。
つまりたとえ優秀な人であっても、自分にとっての常識は無意識に省略されてしまうのです。
新卒は洗濯機の例で言う5歳児レベルに知識が無いので、何もしないと私の例のような勘違いが生まれまくります。
「相手の指示が悪い」と言うのは簡単ですが、優秀な人ほど多忙なため丁寧に説明する時間が無いことが多いです。
説明不足だったからってミスを繰り返すと、優秀な人に見捨てられてしまいます。
自分の心構え1つで勘違いは無くせるので、これから紹介するコツを徹底していきましょう。
ちなみに私はこの失敗以降、認識相違によるミスは一度もしていません。
このコツを意識していれば自然と要点把握力が身に付いていきますので、ぜひ習慣化していきましょう！
３ 要点把握力を付けるコツその2 「相手の前提を疑う」
人間は誰しも自分の知識・経験・価値観に基づいて、
無意識に物事を考える上での「前提」が出来上がっています。
しかし、自分と全く同じ知識・経験・価値観を持つ人はこの世に1人もいません。
どんな相手と話すときも、必ず前提の違いが生じているのです。
前提の違いにお互いが気付かないまま話が進んでしまった結果が「勘違い」となり、ミスなどの悪い結果として現れてしまいます。
「自分と同じ前提を持つ人はいない」ということを肝に銘じましょう。
常に相手の前提を疑い、確認することで勘違いは回避出来ます。
これが要点把握力をつけるためのコツ2
「相手の前提を疑う」です。
具体的には以下のチェックポイントに注意し、相手がどんな前提で話しているのかを確認しましょう。
【相手の前提を疑う 初級編】
何かやるべきことが出来たら
→「それは誰がやるんですか？」
→「それはいつまでに必要ですか？」
→「それは具体的には何をやればいいですか？」
→「それの他にやるべきことはありますか？」
上記4点に常に警戒しておくことで、勘違いによるミスは無くなります。
新人としては常にこれを確認しながらミス無く仕事が出来ていれば及第点でしょう。
これが要点把握力を付ける基本中の基本である、「相手の前提を疑う」というやり方です。
この基本を徹底していると、初めて会う相手でも「どういう前提で物事を考えているか」をある程度感じ取れるようになってきます。
そうなると以下の「聞きたいけど聞けないこと」も少しずつ読み取ることが出来るようになっていきます。
・お客さんが本音では何を求めているのか
（1円でも安くしたい、余計な仕事を増やしたくない、導入後のトラブルの責任を負いたくない等）
・相手が自分に何を求めているか
（上司の評価ポイント等）
「聞きたいけど聞けないこと」への応用については、別途記事を作成します。
まずは基本中の基本である、以下4点が隠されていないかを常に疑うクセを付けましょう！
・誰が
・いつまでに
・具体的に何をやるか
・他にやることはあるか
４ まとめ
・人は無意識に前提を省略してしまう
・優秀な人ほど忙しく、説明は情報不足
・「相手の前提を疑う」ことで、勘違いは回避できる
・ 他にも要点把握力を身に付けるためのコツを発信しているのが、せいきんぐのブログとTwitter
いかがでしたでしょうか。
優秀な人ほど説明不足なので勘違いも多いですが、それ故にミス無く付いていける人は高く評価してもらえます。
専門的な話に付いていきたい人も、活躍して出世したい人も、
当ブログで要点把握力を磨くコツを学び、一緒に満足度の高い社会人ライフを送りましょう！
Twitter せいきんぐ＠知識ゼロのエリート